Términos y condiciones _

1. GENERAL
Respetado cliente, trabajador, lead o cliente potencial, proveedor y visitante, para
nuestra compañía Redes Orion SAS, es primordial garantizar la protección de sus
derechos de Habeas Data, intimidad, privacidad, autonomía, buen nombre e
imagen. Por esta razón, todas las actuaciones y comunicaciones que llevemos a
cabo de carácter comercial o laboral, sean estas de tipo transitorio o permanentes,
estarán regidas por los principios de buena fe, transparencia, legalidad, libertad y
autoderminación informativa, y en la cual seamos responsables o encargados del
tratamiento de sus datos personales suministrados mediante los formularios de
contacto de nuestra página web o en el chat de nuestra página web, correos
electrónicos, llamadas telefónicas, videoconferencias, contratos y documentos, así
como por nuestras campañas de marketing digital en plataformas digitales de
publicidad paga y no paga como Google Ads, Facebook, LinkedIn, Instagram,
email marketing, Whatsapp, Twitter, Snapchat, Waze, entre otras, en la que
utilicemos formularios de registro de sus datos personales, usted tendrá derecho a
conocer, autorizar, actualizar en el momento que considere pertinente, corregir en
caso de presentar inconsistencias y revocar en caso de no querer dar continuidad
a su autorización de tratamiento de datos personales.
El tratamiento de sus datos personales lo realizaremos cumpliendo las directrices
contempladas en la ley general de protección de datos personales; Ley estatutaria
1581 del 17 de octubre de 2012, el decreto 1377 de 2013 de la misma ley y la
circular 02 de la Superintendencia de Industria y Comercio y de cualquier otra
norma que en adelante reglamente, modifique o suprima lo contemplado en sus
disposiciones.
Nuestra política de tratamiento de datos personales está orientada a informar a los
titulares sobre las políticas aplicables a sus datos personales y el uso y la forma
en la que podrá acceder y en la que serán tratados como mecanismo de
protección de sus derechos de Habeas Data, estableciendo el procedimiento que
estos deben seguir si desean conocer, actualizar, rectificar o suprimir sus datos
que se encuentren en nuestras bases de datos y archivos.
2. DEFINICIÓN DE TÉRMINOS
Para interpretar y aplicar este documento, se tendrán en cuenta las definiciones
establecidas por la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios. Para aquello
que no repose en el marco de dicha regulación, se aplicarán las definiciones que
establezca el diccionario de la Real Academia Española, y por último, las que
establezcan fuentes de información de entidades formales como universidades,
institutos científicos o tecnológicos avalados por el Ministerio de Educación, entre
otros.
3. MARCO LEGAL
Constitución Política, Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013, Decreto 886 de
2014
Decreto 1074 de 2015, Cap. 25 y circular 02 de la Superintendencia de Industria y
Comercio.
De conformidad con la Ley 1273 de 2009, incurre en delito de violación de datos
personales quien «sin estar facultado para ello, con provecho propio o de un
tercero, obtenga, compile, sustraiga, ofrezca, venda, intercambie, envíe, compre,
intercepte, divulgue, modifique o emplee códigos personales, datos personales
contenidos en ficheros, archivos, bases de datos o medios semejantes»
Tanto la empresa como los encargados (TRABAJADORES, PROVEEDORES Y
CONTRATISTAS) deben observar y respetar estas políticas en cumplimiento de
sus funciones y/o actividades, los lineamientos corporativos para el tratamiento y
protección de datos personales y las demás disposiciones y cláusulas que se
establezcan por la empresa, aún después de terminados los vínculos legales,
comerciales, laborales o de cualquier índole. De igual manera, deberán guardar
estricta confidencialidad en relación con los datos tratados.
4. PRINCIPIOS ESPECÍFICOS
Redes Orion S.A.S aplicará los siguientes principios específicos como reglas a
seguir en la recolección, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio de datos
personales:
4.1. Principio de legalidad: en el uso, captura, recolección, segmentación y
tratamiento de datos personales, los cuales se realizarán en el marco de las
disposiciones vigentes contempladas en la ley 1581 de 2012, decreto 1377 de
2013 y circular 02 de la Superintendencia de Industria y Comercio.
4.2. Principio de libertad: el uso, captura, recolección, segmentación y tratamiento
de datos personales sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento previo,
expreso e informado del titular. Tales datos personales de sus titulares no podrán
ser obtenidos o divulgados sin su previa autorización.
4.3. Principio de finalidad: el uso, captura, recolección, segmentación y tratamiento
de datos personales a los que Redes Orion S.A.S tenga acceso, atenderán una
finalidad legítima, la cual será informada debidamente al titular de los datos
personales.
4.4. Principio de veracidad y calidad: la información susceptible de uso, captura,
recolección, segmentación y tratamiento de datos personales debe ser veraz,
completa, exacta, actual, comprobable y comprensible. Queda prohibido el
tratamiento de datos parciales, incompletos y/o que induzcan al error.
4.5. Principio de Transparencia: el uso, captura, recolección, segmentación y
tratamiento de datos personales, Redes Orion S.A.S garantiza el derecho al titular
a obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la
existencia y tenencia de cualquier información o dato personal de su titularidad o
interés.
4.6. Principio de acceso y circulación restringida: los datos personales no estarán
disponibles en Internet ni ningún otro medio de divulgación o comunicación
masiva.
4.7. Principio de seguridad: Los datos personales capturados, recolectados,
usados y de tratamiento por parte de Redes Orion S.A.S serán objeto de
protección, en la medida en que los recursos técnicos y estándares mínimos de la
organización así lo permitan bajo la supervisión que realizaremos con nuestros
procedimientos administrativos, tecnología y protocolos orientados a otorgar
seguridad a los registros para evitar su adulteración, pérdida, consulta y cualquier
uso o acceso no autorizado.
El «phishing» consiste en el envío de correos electrónicos que, aparentando
provenir de fuentes fiables (por ejemplo, entidades bancarias), intentan obtener
datos confidenciales del usuario, que posteriormente son utilizados para la
realización de algún tipo de fraude. Para ello, suelen incluir un enlace que, al ser
pulsado, lleva a páginas web falsificadas. De esta manera, el usuario, creyendo
estar en un sitio de toda confianza, introduce la información solicitada que, en
realidad, va a parar a manos del estafador. Si el titular de los datos que Redes
Orion S.A.S protege recibe un correo electrónico de este tipo o alguien que dice
trabajar para nosotros pidiendo su información personal, comercial o financiera, le
pedimos al titular que nos reenvíe el correo donde se le ha solicitado dicha
información a la siguiente dirección electrónica: [email protected]
4.8. Principio de confidencialidad: Redes Orion S.A.S se compromete a no revelar
a terceros información personal, comercial, contable, técnica o de cualquier otro
tipo a través de sus actuales y futuros trabajadores, quienes en ejecución y
ejercicio de sus labores tengan el acceso, administración o actualización de bases
de datos. Estos trabajadores conservarán y mantendrán la información
estrictamente en calidad de “confidencial” y quedará explícito en sus contratos de
trabajo o de prestación de servicios para hacer cumplir este compromiso, incluso
después de finalizados tales contratos.
5. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN
El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. La rectificación tendrá
lugar cuando el titular considere que sus datos son parciales, inexactos,
incompletos, fraccionados, que induzcan al error o cuyos tratamientos estén
expresamente prohibidos o no hayan sido autorizados.
b) Solicitar en cualquier momento a Redes Orion S.A.S prueba de la autorización
otorgada.
c) Ser informado por Redes Orion S.A.S, previa solicitud, sobre el uso que ha
dado de sus datos personales.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas cuando
considere que Redes Orion S.A.S ha incumplido en su totalidad o parcialmente la
presente política de tratamiento de datos personales en el marco de lo dispuesto
en la ley 1581 de 2012, previo agotamiento de la primera instancia del
procedimiento de reclamaciones establecido en el numeral 12 de la presente
política de tratamiento de datos personales.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de uno o la totalidad de sus
datos cuando en el tratamiento de los mismos no se respeten los principios,
derechos y garantías constitucionales y legales.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de
tratamiento por parte de la empresa.
6. DEBERES DE REDES ORION S.A.S
En calidad de responsable del tratamiento de los datos personales, Redes Orion
S.A.S acepta y reconoce que estos pertenecen única y exclusivamente a sus
titulares y que sólo ellos pueden disponer sobre los mismos, razón por la que la
compañía sólo usará tales datos respetando la legislación vigente existente.
Redes Orion S.A.S se compromete a cumplir con los siguientes deberes:
a) Garantizar al titular de la información, en todo tiempo, el pleno y efectivo
ejercicio del derecho de hábeas data.
b) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los
derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
c) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para
impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o
fraudulento establecidos en el numeral 4.7 del presente documento.
d) Conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
e) Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares de la información
en los términos señalados por los artículos 14 y 15 de la ley 1581 de 2012 y
contemplados en el numeral 11 del presente documento.
f) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
g) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones
a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información
de los Titulares.
h) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de
Industria y Comercio.
i) Adicionar en la base de datos en la sección de los datos personales del titular la
leyenda «información en discusión judicial» en caso de que Redes Orion S.A.S
sea notificada por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales
relacionados con la calidad o detalles del dato personal.
j) Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y
cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y
Comercio.
k) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que estén
autorizadas para acceder a ella.
l) Informar a través del correo [email protected] los nuevos
mecanismos que implemente para que los titulares de la información hagan
efectivos sus derechos.
7. FINALIDAD DE LOS DATOS RECOGIDOS
En el momento que los titulares de la información suministran sus datos
personales, autorizan a Redes Orion S.A.S a tratarlos, y se entiende que su
consentimiento es previo, expreso e informado, pues han leído este documento
antes de facilitar sus datos.
La acción de tomar los datos personales por los canales descritos en el numeral 1.
GENERAL, de este documento, tendrá las siguientes finalidades:
7.1. Asesorar, informar e ilustrar sobre aspectos técnicos, metodologías,
calendarios, precios, formas de pago, valores agregados y demás relacionados
con los servicios que ofrece la empresa y/o que hayan sido consultados y/o
solicitados por los titulares de los datos personales, producto de una consulta en
página web y/o en una interacción por primera vez y/o en cualquier momento con
un anuncio publicitario de una campaña de marketing digital llevada a cabo por la
empresa.
7.2. Enviar comunicaciones respecto a la relación contractual si llegare a aplicar,
realizar procesos administrativos y/o contables relacionados con la contratación de
los servicios prestados por la empresa tales como facturas, cobros, pagos, entre
otros.
7.3. Enviar propuestas de los servicios prestados por la compañía, así como
invitaciones a eventos de la empresa y/o sus aliados.
7.4. Enviar correos directos físicos personalizados con información relacionada
con los servicios prestados por la empresa, promociones, descuentos y/o
cualquier otra actividad de tipo publicitaria.
7.5. Adelantar actividades orientadas a la fidelización de clientes y prospectos,
incluyendo comunicaciones con promociones o descuentos, newsletter, obsequios
corporativos, entre otros.
7.6. Recibir, gestionar y responder a las peticiones, quejas, reclamos y
felicitaciones que los titulares radiquen ante la empresa.
7.7. Llevar a cabo encuestas de satisfacción, sondeos, focus group, entrevistas a
profundidad, cuestionarios y cualquier otra actividad cuya finalidad sea la
investigación de mercados para diseñar, mejorar y/o lanzar servicios de la
compañía.
Dentro de esta política se establece que Redes Orion S.A.S podrá bien sea
realizar el tratamiento de los datos personales de los titulares en forma directa y/o
por quien ella determine, siempre y cuando se efectúe para los fines aquí
enumerados y definidos, para lo cual no requerirá autorización adicional, puesto
que es aceptada expresamente al suministrar los datos personales. Los titulares
de los datos personales tienen el derecho en forma gratuita a conocer, actualizar
rectificar y/o solicitar la supresión de sus datos personales, mediante
comunicación escrita que se recibirá en los canales definidos para tal fin.
8. DATOS SENSIBLES:
Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo
uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el
origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o
filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos
humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen
los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos
relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, como la captura de
imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de
voz, facial o de palma de mano, etc.
9. TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES
Redes Orion S.A.S podrá hacer tratamiento de datos catalogados como sensibles
cuando:
9.1) El titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, excepto
aquellos casos que por ley no sea requerido.
9.2) El tratamiento de los datos sea indispensable para salvaguardar el interés
vital del titular y este esté físicamente o jurídicamente incapacitado. De ser así, los
representantes legales serán quienes deban otorgar su autorización.
9.3) Los datos no podrán ser suministrados a terceros sin la autorización del
titular, específicamente cuando este pertenezca o esté afiliado a una fundación,
ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea
política, filosófica, religiosa o sindical.
9.4) El tratamiento se refiera a datos necesarios para el reconocimiento, ejercicio o
defensa de un derecho en un proceso judicial.
9.5) El tratamiento de los datos tengan cualquiera de las siguientes finalidades:
histórica, científica o estadística. En cualquiera de estos casos la identidad de los
titulares será suprimida.
9.6) Los datos catalogados como sensibles deberán ser obtenidos por cualquier
medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior.
9.7) Los siguientes son los casos en los que no se requiere autorización por parte
del titular para el tratamiento de datos sensibles: a) Datos requeridos por una
entidad pública o administrativa en pleno ejercicio de sus propias funciones
legales o por orden judicial, b) datos de naturaleza pública, c) casos de urgencia
médica o sanitaria, d) tratamiento de datos autorizados por la ley para fines
históricos, científicos o estadísticos, y e) datos relacionados con el registro civil de
las personas.
10. TIPO DE INFORMACIÓN SOLICITADA
Para efecto de prestar los servicios de consultoría, entrenamiento y formación en
desarrollo humano y organizacional, Redes Orion S.A.S solicitará información de
tipo privada que permita identificar a una persona, tales como tipo y número de
documento de identidad, nombres y apellidos completos, direcciones físicas y
direcciones de correo electrónico, números telefónicos fijos y/o celulares, entre
otros. En ningún momento estos datos solicitados serán susceptibles de venta, o
cesión a cualquier título. La autorización de tratamiento de datos personales no
podrá ser revocada ni se podrá solicitar la supresión de la información cuando el
titular de la misma tenga un deber legal o contractual con la empresa, tal como lo
dispone el artículo 9 del decreto 1377 de 2013.
11. CONSULTA Y/O RECLAMO
Para consulta, reclamo y/o solicitud de información, actualización, rectificación y/o
supresión de los datos personales, el titular deberá elevar por escrito vía correo
electrónico a [email protected]
Toda solicitud, consulta y/o reclamo deberá contener como mínimo:
a) Nombre y apellidos del titular de los datos personales.
b) Tipo y número de identificación del titular.
c) Datos de localización del titular (correo electrónico, teléfono, dirección, ciudad).
d) Descripción de la solicitud, consulta o de los hechos que dan lugar al reclamo.
e) Medio por el cual desea recibir respuesta.
f) Firma del Peticionario.
g) Adjuntar los documentos que considere pertinentes para soportar la solicitud,
consulta y/o reclamo.
12. PROCEDIMIENTO PARA EFECTUAR CONSULTAS Y/O RECLAMOS
En caso que el titular de los datos personales desee realizar una petición, queja
y/o reclamo con relación a conocer, actualizar, rectificar y/o suprimir el dato y/o
revocar la autorización, la misma será atendida en un término máximo de quince
(15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha del recibo de la
misma. Cuando no fuere posible dar respuesta dentro de ese término, se
informará al titular de los datos, los motivos de la demora y se indicará la fecha
límite de respuesta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes
al vencimiento del primer término. Si en el primer tratamiento a la solicitud,
reclamo o consulta se encontrare que presenta algún error o está incompleta, se
requerirá al titular dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de
recepción de la misma, para que subsane las falencias identificadas.
Transcurridos treinta (30) días hábiles desde la fecha del requerimiento sin que
haya habido respuesta por parte del titular, se entenderá que ha desistido del
reclamo.
Si Redes Orion S.A.S no llegare a ser la entidad competente para resolver el
reclamo, esta dará traslado, dentro del período máximo de respuesta aquí
mencionado, a la entidad competente, quien tendrá el mismo término para
responder, el cual iniciará desde la fecha en que reciba la comunicación del
traslado de la consulta, reclamo o solicitud y se le informará al titular de esta
situación para que pueda hacer el seguimiento correspondiente.
De conformidad con el artículo 16 de la Ley 1581 de 2012, el titular solo podrá
elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez haya
agotado el trámite correspondiente indicado en esta política ante la empresa
Redes Orion S.A.S.
13. TRANSFERENCIA Y CONSERVACIÓN DE LA INFROMACIÓN Y DATOS
PERSONALES
Redes Orion S.A.S podrá conservar los datos personales de los titulares de la
información en bases de datos ubicadas en Colombia realizando sus mayores
esfuerzos para mantener la información de manera segura, salvaguardando su
integridad, veracidad y confidencialidad. Adicionalmente, podrá transferir o
transmitir, todos o parte de los datos personales de los titulares de la información,
a los trabajadores, proveedores o contratistas de la empresa en Colombia o en el
exterior, única y exclusivamente para los efectos y finalidades indicadas en la
autorización para el tratamiento de los datos personales, en el numeral 7 de esta
política y en cumplimiento de las disposiciones legales.
14. MODIFICACIONES A LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Las modificaciones posteriores a la fecha de publicación inicial de esta Política,
serán publicadas en nuestra página web www.akivoy.com
La empresa se reserva el derecho a realizar cambios a esta Política de tratamiento
de datos en cualquier momento y sin notificación alguna, cuando los mismos sean
resultado de la aplicación de una norma de tipo legal. Cualquier cambio en esta
política entrará en vigencia en el momento en que se publique.
En el evento que Redes Orion S.A.S pretenda dar un uso o destinación diferente
al motivo inicial para el cual los datos personales fueron solicitados, se solicitará la
debida autorización al titular mediante cualquier medio en el cual quede registro de
dicha comunicación, por cualquiera de los siguiente medios: correo electrónico,
Mensaje de Texto de celular, mensaje de Whatsapp, o llamada telefónica.
Este manual y política tendrá vigencia a partir del 26 de Octubre de 2019.
15. REGISTRO NACIONAL DE BASE DE DATOS
Redes Orion S.A.S, procederá de acuerdo con la normatividad vigente y la
reglamentación que para tal fin expida el Gobierno Nacional, a realizar el registro
de sus bases de datos, ante El Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) que
será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio. El RNBD.
16. FORMA Y MECANISMOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN
La autorización del tratamiento de datos personales por parte del titular puede
darse verbalmente y/o constar en un documento físico, electrónico o cualquier otro
formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo
técnico o tecnológico idóneo mediante el cual se pueda concluir de forma
razonable, que de no haberse surtido una conducta del titular sus datos no
hubieren sido almacenados en la base de datos. Con el otorgamiento de la
autorización, el titular de los datos personales conoce y acepta que Redes Orion
S.A.S recogerá y utilizará la información para los fines descritos en el numeral 7
de este documento.
17. PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN
Redes Orion S.A.S adoptará medidas adecuadas tendientes a mantener registros
de cuándo y cómo obtuvo autorización por parte de los titulares de datos
personales para el tratamiento de los mismos. Para dar cumplimiento a lo anterior,
se podrán establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de
manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.
18. DATOS DE CONTACTO
Correo Electrónico: [email protected]
19. VIGENCIA
La presente política de tratamiento de datos rige a partir del veintiocho (28) de
junio de 2019 y deja sin efectos los reglamentos o manuales especiales que se
hubiesen podido adoptar anteriores a este.